Pomoc dla biura

Jak to działa

1. Dodajesz zlecenie - ręcznie, wklejając wiersze z Excela, z pliku CSV / XLSX albo przekazując e-mail ze zleceniem na adres swojego biura w CMRbox.
2. Kierowca dostaje SMS od nadawcy CMRbox z nazwą Twojego biura, numerem zlecenia i linkiem. SMS wychodzi od razu po zapisaniu zlecenia (w ciszy nocnej - na jej koniec).
3. Kierowca robi zdjęcia po rozładunku: otwiera link w przeglądarce telefonu, bez aplikacji i logowania. Telefon sam przycina i prostuje kartkę, a automatyczna kontrola podpowiada, czy zdjęcie jest dobre. Przy pierwszym dokumencie dla Twojego biura kierowca raz potwierdza, że jest kierowcą tego zlecenia.
4. Dostajesz PDF - każdy wysłany dokument (CMR, kwit paletowy, inny) jako osobny PDF w panelu i, jeśli tak ustawisz, e-mailem do odbiorców zlecenia. Gdy są wszystkie wymagane dokumenty, zlecenie ma status „Dostarczono”.
5. Brakuje dokumentów? CMRbox sam przypomina kierowcy SMS-em według Twoich ustawień. Zlecenia z problemem (np. zły numer) są na górze listy.

Statusy na liście zleceń:

Dodawanie zleceń

Zlecenie dodasz na cztery sposoby. Za każdym razem SMS do kierowcy wychodzi od razu po zapisaniu - wyjątkiem są zlecenia z e-maila, które najpierw sprawdzasz.

Ręcznie

Kliknij Nowe zlecenie. Wymagane są tylko kierowca i numer zlecenia.

• Kierowca: wpisz imię, nazwisko albo numer telefonu. Kogoś spoza listy dodasz od razu w formularzu. Numer polski wpisz bez +48 (9 cyfr), numer z innego kraju UE z kierunkowym, np. +49 151 1234 5678 (1 SMS liczy się jak 4). Numery spoza UE nie są jeszcze obsługiwane.
• Trasa jest opcjonalna. Data rozładunku ustawia przypomnienia - bez niej przypomnienia liczymy od pierwszego SMS-a.
• Dokumenty od kierowcy: CMR jest zawsze wymagany, kwit paletowy zaznaczasz przy zleceniu (domyślne ustawienie zmienisz w ustawieniach biura). Inne dokumenty (WZ, protokół szkody) kierowca może dodać zawsze.
• Kto dostaje PDF: domyślnie e-mail biura i odbiorcy oznaczeni jako domyślni. Możesz dopisać dowolny adres i zapisać go jako odbiorcę.
• Więcej danych (adresy, nr awizacji, nr referencyjny, towar, pojazd): kierowca widzi je na swojej stronie pod „Szczegóły zlecenia”.

Jeśli zlecenie z tym numerem już jest, zobaczysz ostrzeżenie - możesz zapisać mimo to. Na dole formularza widzisz, co dostanie kierowca i kiedy wyjdą przypomnienia.

Wklejanie z Excela

Wejdź w Import zleceń. W Excelu lub Arkuszach Google zaznacz wiersze razem z nagłówkiem, skopiuj (Ctrl+C) i wklej (Ctrl+V) w pole na stronie importu. Dalej wszystko działa tak samo jak przy pliku.

Plik CSV lub XLSX

W Import zleceń wgraj plik CSV albo XLSX (z XLSX czytamy pierwszy arkusz). Najwięcej 200 wierszy na jeden import i 5 MB. Stary format XLS zapisz w Excelu jako XLSX lub CSV. Przycisk Pobierz wzór CSV daje plik ze wszystkimi kolumnami, które rozumiemy.

Kolumny (kolejność i nazwy dowolne - rozpoznajemy je po nagłówkach, a w razie potrzeby wskażesz je sam):

Daty: 05.11.2026, 5.11.26, 2026-11-05, 05/11/2026 albo 05.11 (bieżący rok); daty z komórek Excela też działają.

Import ma cztery kroki: Dane → Kolumny (sprawdź, co jest czym; wybór zapamiętamy na następne importy) → Sprawdzenie (wiersze z błędami popraw albo pomiń; możesz dodać domyślnych odbiorców z kontaktów) → Wynik (ile zleceń utworzono i ile SMS-ów wyszło). SMS-y do kierowców wychodzą od razu po utworzeniu zleceń.

Zlecenia z e-maila

Każde biuro ma własny adres do przekazywania zleceń, np. trans-pol-7k2m@zlecenia.cmrbox.pl. Znajdziesz go w Ustawieniach („Zlecenia przez e-mail”) i na stronie Do sprawdzenia.

1. Przekaż e-mail ze zleceniem (treść albo załącznik PDF lub zdjęcie) na ten adres. Możesz też ustawić w swojej poczcie automatyczne przekazywanie. Gmail prosi wtedy o potwierdzenie - kod lub link pokażemy na stronie Do sprawdzenia.
2. Po kilkunastu sekundach w Do sprawdzenia pojawi się szkic (w menu widać licznik). Jeden e-mail z kilkoma zleceniami da kilka szkiców.
3. Otwórz szkic, porównaj dane z oryginalnym e-mailem (jest obok), wybierz kierowcę i zapisz. Dopiero wtedy wychodzi SMS do kierowcy.

Dane odczytuje automatycznie sztuczna inteligencja i może się pomylić - zawsze je sprawdź. Notatki dla kierowcy nie uzupełniamy z e-maila, bo zlecenia od spedycji zawierają stawki. Niepotrzebny szkic odrzucisz przyciskiem Odrzuć szkic. Przycisk Nowy adres w ustawieniach tworzy nowy adres - stary przestaje działać od razu.

Limity: e-mail do 15 MB, najwyżej 100 e-maili na dobę na biuro. Automatyczne odpowiedzi (np. „jestem na urlopie”) pomijamy.

Zakończenie zlecenia

W szczegółach otwartego zlecenia kliknij Oznacz jako zakończone, gdy dokumentów od kierowcy już nie potrzebujesz (np. dostałeś je papierowo). Możesz wybrać powód („Otrzymano papierowo”, „Dokument niepotrzebny”, „Inny”) i dopisać krótką notatkę - oba pola są opcjonalne. Przypomnienia przestają wychodzić, kierowca nie doda już dokumentów, a dokumenty, które już dotarły, zostają w panelu. Status „Zakończone” różni się od „Dostarczono”: tamten oznacza komplet dokumentów od kierowcy.

Przez 30 dni możesz kliknąć Otwórz ponownie - zlecenie wraca do statusu „Czeka” (albo „Przypomniano”), a link kierowcy znów działa. Przypomnienia nie ruszą same; możesz wysłać je ręcznie. Zakończenie zlecenia nie zwraca go do limitu - zlecenie liczy się w momencie dodania.

Edycja zlecenia

W szczegółach otwartego zlecenia (czeka, przypomniano, problem) kliknij Edytuj zlecenie. Zmienisz kierowcę, numer zlecenia, odbiorców PDF, dokumenty, notatkę i pliki dla kierowcy oraz pozostałe pola formularza. Zlecenia dostarczonego, zakończonego i anulowanego nie da się edytować.

Przy zmianie kierowcy:

• poprzedni link przestaje działać - stary kierowca zobaczy „Zlecenie nieaktualne”,
• nowy kierowca dostaje SMS od razu (liczy się do limitu SMS, tak jak każdy inny),
• przypomnienia ruszają od nowa, a limit SMS na zlecenie liczy się od nowa dla nowego kierowcy,
• dokumenty, które już przyszły, zostają przy zleceniu,
• w historii zlecenia pojawia się wpis „Zmiana kierowcy”.

Notatka i pliki dla kierowcy

W formularzu zlecenia („Dla kierowcy”) albo później w szczegółach zlecenia możesz dodać:

• notatkę - zwykły tekst do 1000 znaków, np. „Rampa 4, zgłoś się na portierni z numerem awizacji”,
• do 3 plików - PDF, JPG lub PNG, każdy do 10 MB.

Kierowca widzi je na swojej stronie nad przyciskami do zdjęć. Po zamknięciu zlecenia notatki i plików nie można już zmienić.

Podgląd strony kierowcy

Jak wygląda strona kierowcy, sprawdzisz w szczegółach zlecenia przyciskiem Podgląd strony kierowcy. W podglądzie nie zrobisz zdjęć i nic nie wyślesz.

Kierowcy

Kierowcę dodasz w Kierowcy albo od razu przy nowym zleceniu.

Status kierowcy na liście:

Pod przyciskiem „Pokaż moje otwarte zlecenia” kierowca widzi otwarte zlecenia na swój numer, także od innych biur korzystających z CMRbox.

Na stronie zlecenia kierowca ma przycisk Zadzwoń do biura (jeśli w ustawieniach podasz telefon biura) oraz opcje „To nie moje zlecenie”, „To nie mój numer telefonu” i „Nie chcę SMS-ów z CMRbox”. Każde takie zgłoszenie zobaczysz w panelu jako problem. Pomoc dla kierowców jest pod adresem cmrbox.pl/pomoc/kierowca.

Kierowcę zmienisz w zleceniu przyciskiem Edytuj zlecenie (opis niżej). W zakładce Kierowcy przy każdym kierowcy są przyciski Edytuj (imię, telefon, notatka) i Usuń.

• Zmiana telefonu kierowcy: nowy numer dostaje kolejne SMS-y ze wszystkich otwartych zleceń tego kierowcy. Link, który poszedł na stary numer, nadal działa - nowy link wyślesz przyciskiem „Przypomnij o zleceniach”. Zmiana numeru kasuje potwierdzenie kierowcy i oznaczenia „To nie mój numer” oraz „SMS nie dociera”.
• Usuwanie: kierowca znika z listy i z wyboru przy nowym zleceniu, a stare zlecenia zachowują jego nazwisko. Kierowcy z otwartymi zleceniami nie usuniesz - najpierw zmień w nich kierowcę albo je anuluj.

Dokumenty i PDF

• Jeden dokument = jeden PDF. Gdy kierowca wyśle CMR, kwit paletowy albo inny dokument, od razu tworzymy z jego stron PDF. Strony są przycięte i wyprostowane na telefonie kierowcy.
• Kto dostaje PDF e-mailem: adresy z pola „Kto dostaje PDF” w zleceniu (domyślnie e-mail biura i odbiorcy domyślni), o ile w ustawieniach jest włączone Wysyłaj dokumenty PDF e-mailem. Gdy jest wyłączone, PDF-y są tylko w panelu.
• Nadawca e-maila: CMRbox <dokumenty@cmrbox.pl>. Odpowiedzi trafiają na e-mail biura z ustawień.
• Pobieranie: w szczegółach zlecenia przy dokumencie kliknij Pobierz PDF. Wyślij PDF ponownie wysyła go jeszcze raz do odbiorców zlecenia.
• Oryginał i wersja wyprostowana: kliknij miniaturę zdjęcia, a potem Pokaż oryginalne zdjęcie / Pokaż wyprostowane. Oryginalne zdjęcie zawsze zachowujemy, więc nic nie ginie, nawet gdy automatyczne przycięcie się pomyli.
• Status wysyłki widać pod dokumentem: w przygotowaniu, wysłany, błąd. Po błędzie ponawiamy automatycznie.
• Jak długo: zdjęcia, PDF-y i e-maile ze zleceniami przechowujemy 24 miesiące.

Odbiorców dokumentów (adresy, które dostają PDF) dodasz w Odbiorcy dokumentów. Odbiorca oznaczony jako domyślny dopisuje się do każdego nowego zlecenia. Usunięcie odbiorcy nie zmienia zleceń, które już go mają.

Przypomnienia SMS

Ustawiasz je w Ustawienia → Przypomnienia SMS. Domyślnie:

• przypomnienie po planowanym rozładunku (1 h po nim), po 3 h i po 24 h,
• najwyżej 4 SMS-y na zlecenie, licząc pierwszy SMS (możesz ustawić od 1 do 10),
• cisza nocna 21:00-07:00 (czas polski).

Możesz dodać własne momenty („+X h od rozładunku”, od 1 do 168 godzin, najwyżej 6) albo wyłączyć przypomnienia.

Jak liczymy czas:

• Planowany rozładunek = data rozładunku + koniec okna godzin ze zlecenia („7:00-9:00” to 9:00; bez godziny przyjmujemy 16:00).
• Bez daty rozładunku liczymy godziny od pierwszego SMS-a, a moment „po rozładunku” nie działa.
• Nigdy w ciszy nocnej - SMS czeka do jej końca. Między SMS-ami tego zlecenia jest co najmniej 2 h przerwy. Jeśli kilka momentów już minęło (np. zlecenie dodane po rozładunku), wyjdzie jedno przypomnienie.

Przypomnienia przestają wychodzić, gdy:

• kierowca wyśle wszystkie wymagane dokumenty (CMR i - jeśli wymagany - kwit paletowy),
• anulujesz zlecenie,
• kierowca zgłosi „To nie moje zlecenie” albo „To nie mój numer”, albo wypisze się z SMS-ów,
• ostatni SMS na ten numer nie dotarł,
• skończy się limit SMS na zlecenie albo limit SMS biura.

Przypomnienie ręczne: przy zleceniu (Przypomnij kierowcy) albo w zakładce Kierowcy (Przypomnij o zleceniach). Przy kierowcy zobaczysz listę jego zleceń z brakującymi dokumentami - odznacz te, których przypomnienie nie ma dotyczyć. Kierowca dostaje jedno SMS-a: dla jednego zlecenia z linkiem do niego, dla kilku z linkiem do listy jego otwartych zleceń. Możesz dopisać krótką notatkę (do 60 znaków, bez linków i długich numerów). Między ręcznymi przypomnieniami dla tego samego kierowcy musi minąć 30 minut, a w ciszy nocnej SMS wyjdzie na jej koniec po Twoim potwierdzeniu.

W szczegółach zlecenia widzisz, kiedy wyjdzie następne przypomnienie, a w historii - każdy wysłany SMS.

Kontrola zdjęć

Zaraz po zrobieniu zdjęcia pomniejszona kopia trafia do automatycznej kontroli (sztuczna inteligencja Google Gemini). Kontrola wskazuje rogi kartki do przycięcia i sprawdza jakość. Kierowca widzi podpowiedź i może poprawić zdjęcie. Uwagi nigdy nie blokują wysyłki - kierowca może wysłać mimo to. W panelu miniatura z uwagą ma znak „!”, a opis jest pod dokumentem.

Kontrola może się mylić w obie strony - traktuj ją jako podpowiedź. Jeśli kontrola nie zadziała (np. brak zasięgu), kierowca widzi „Nie udało się sprawdzić zdjęcia” i ocenia je sam.

Limit SMS

Plan ma miesięczny limit zleceń i SMS-ów. Liczą się wszystkie SMS-y do kierowców: pierwszy, przypomnienia i wysłane ponownie. SMS na numer z innego kraju UE liczy się jak 4.

• Wykorzystanie, pakiety i historię widzisz w Ustawienia → Plan i płatności.
• Przy 80% i 100% limitu pokazujemy ostrzeżenie w panelu i wysyłamy e-mail.
• Gdy plan i pakiety się skończą, możesz dodać jeszcze 10 zleceń (odliczymy je od kolejnego pakietu). Potem zlecenia nadal się zapisują, a SMS-y czekają, aż opłacisz pakiet lub plan - wtedy wychodzą same.
• Okres próbny (30 dni) ma limit planu Mały, liczony łącznie przez cały okres: zleceń i SMS. Po wyczerpaniu wybierz plan w Ustawienia → Plan i płatności; zapasu w okresie próbnym nie ma.

Konto i ustawienia

• Logowanie: kodem z e-maila, bez hasła. Jeśli wolisz, ustaw hasło (co najmniej 8 znaków) w Ustawienia → Moje konto i wybieraj „Zaloguj hasłem”.
• Nazwa w SMS i dla kierowcy: krótko, do 40 znaków. W SMS-ie polskie litery zamieniamy na zwykłe (ą → a).
• Telefon biura dla kierowców: bez niego kierowca nie zobaczy przycisku „Zadzwoń do biura”.
• E-mail biura: na ten adres odbiorcy PDF odpowiadają na wiadomości z dokumentami.
• Pełna nazwa firmy i NIP: do faktur.
• Domyślnie wymagane dokumenty: czy nowe zlecenia wymagają kwitu paletowego.
• Dokumenty PDF: włącz lub wyłącz wysyłkę PDF e-mailem.
• Przypomnienia SMS - zobacz Przypomnienia SMS.
• Zlecenia przez e-mail: adres biura do przekazywania zleceń - zobacz Zlecenia z e-maila.
• Wykorzystanie w tym miesiącu: liczba zleceń i SMS-ów oraz data końca okresu testowego.

Na razie konto biura ma jednego użytkownika. Okres testowy trwa 30 dni, jest jeden na firmę i nie przechodzi sam w płatny plan. CMRbox jest usługą dla firm: do płatności potrzebny jest NIP (po podaniu jest przypisany do konta; zmiana tylko przez kontakt z nami). Przy zakładaniu konta potwierdzasz telefon firmy kodem z SMS. Zasady są w regulaminie. Aby usunąć konto, napisz na kontakt@cmrbox.pl.

Rozwiązywanie problemów

Kierowca nie dostał SMS-a

Otwórz zlecenie i zobacz Historię. Najczęstsze przyczyny:

• „SMS czeka na koniec ciszy nocnej” - wyjdzie o godzinie podanej w historii.
• „SMS niedostarczony” - telefon wyłączony, bez zasięgu albo zły numer. Sprawdź numer z kierowcą. Numer z innego kraju UE musi mieć kierunkowy kraju (np. +49…).
• „SMS nie wysłany” z powodem - np. numer zablokował SMS-y z CMRbox, kierowca zgłosił „to nie mój numer”, skończył się limit SMS na zlecenie albo limit SMS.

Gdy przyczyna zniknie, kliknij Wyślij SMS ponownie. Jeśli numer był zły, popraw go w Kierowcy → Edytuj (zmieni się też w innych otwartych zleceniach tego kierowcy) albo wybierz innego kierowcę w Edytuj zlecenie.

Link nie działa albo wygasł

• „Ten link jest już nieaktywny” - zlecenie zostało anulowane albo minęło 30 dni od dostarczenia wszystkich dokumentów lub od oznaczenia zlecenia jako zakończone. Jeśli potrzebujesz jeszcze dokumentów, dodaj nowe zlecenie.
• „Ten link jest nieprawidłowy” - link jest niepełny albo przepisany z błędem. Poproś kierowcę, żeby otworzył link prosto z SMS-a, albo wyślij SMS ponownie.
• Strona się nie ładuje - zwykle brak zasięgu. Kierowca może spróbować ponownie, gdy złapie internet.

Kierowca wysłał zły dokument

W szczegółach zlecenia kliknij Odrzuć i poproś o nowe zdjęcie przy dokumencie, wybierz powód i, jeśli chcesz, dopisz krótką wiadomość. Kierowca dostanie SMS, a na swojej stronie zobaczy powód. Odrzucona wersja zostaje w historii dokumentu. Kierowca może też sam wysłać poprawiony dokument (przycisk „Wysłałem zły dokument - wyślij poprawiony”) - dostaniesz go jako korektę i nowy PDF. Link działa jeszcze 30 dni po dostarczeniu dokumentów.

PDF nie dotarł albo trafił do spamu

1. W szczegółach zlecenia sprawdź status pod dokumentem („PDF wysłany do…”, „Błąd wysyłki…”). Po błędzie ponawiamy automatycznie.
2. Sprawdź, czy adres jest na liście odbiorców zlecenia i czy w ustawieniach jest włączona wysyłka PDF e-mailem.
3. Zajrzyj do spamu. Dodaj dokumenty@cmrbox.pl do kontaktów lub bezpiecznych nadawców.
4. Użyj Wyślij PDF ponownie albo Pobierz PDF i prześlij plik sam.

Zdjęcie jest nieczytelne

Najpierw otwórz oryginalne zdjęcie - bywa czytelniejsze niż wersja wyprostowana. Jeśli i ono jest złe, użyj Odrzuć i poproś o nowe zdjęcie. Wskazówki dla kierowcy: jak zrobić dobre zdjęcie.

Import nie rozpoznał kolumn

• W kroku Kolumny wskaż sam, co jest w każdej kolumnie. Wybór zapamiętamy na kolejne importy.
• Sprawdź pole Pierwszy wiersz to nagłówki - jeśli plik nie ma nagłówków, odznacz je.
• Najłatwiej zacząć od wzoru CSV (przycisk na stronie importu).
• Nieczytelna data? Użyj formatu 05.11.2026.
• Plik XLS zapisz jako XLSX lub CSV. Więcej niż 200 wierszy podziel na kilka importów.

E-mail ze zleceniem nie utworzył szkicu

• Sprawdź, czy wysłałeś na aktualny adres z ustawień (po „Nowy adres” stary nie działa).
• Odczyt trwa kilkanaście sekund - kliknij Odśwież na stronie Do sprawdzenia.
• Szkic z opisem „Nie udało się odczytać” - użyj Odczytaj ponownie albo uzupełnij zlecenie ręcznie.
• „To chyba nie zlecenie” - w e-mailu nie znaleźliśmy danych zlecenia. Otwórz szkic i uzupełnij go albo odrzuć.
• Automatyczne przekazywanie w Gmailu działa dopiero po potwierdzeniu (kod pokazujemy w Do sprawdzenia).
• Pomijamy e-maile większe niż 15 MB, automatyczne odpowiedzi i e-maile ponad limit 100 na dobę.

Kontakt

• W panelu kliknij Zgłoś problem lub pomysł (w menu). Możesz dołączyć zrzut ekranu lub PDF do 5 MB. Swoje zgłoszenia i ich status widzisz w zakładce „Twoje zgłoszenia”.
• Nie masz jeszcze konta albo nie możesz się zalogować? Użyj formularza kontaktowego.
• E-mail: kontakt@cmrbox.pl.

Czytamy każde zgłoszenie.